Zatrudnianie pracowników z Ukrainy – jakie dokumenty są potrzebne w 2025 roku?

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce w 2025 roku nadal odbywa się według uproszczonych procedur, które zostały wprowadzone w związku z konfliktem zbrojnym na Ukrainie. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące wymaganych dokumentów i formalności.

1. Legalny pobyt jako podstawa zatrudnienia

Podstawowym warunkiem zatrudnienia obywatela Ukrainy jest jego legalny pobyt na terytorium Polski. W 2025 roku możliwe są różne formy legalizacji pobytu, m.in.:

• PESEL UKR – nadany uchodźcom wojennym po 24 lutego 2022 r.
• Wiza krajowa lub Schengen.
• Zezwolenie na pobyt czasowy lub stały.
• Ruch bezwizowy (ważny paszport biometryczny).

Specustawa przedłużyła ważność tytułów pobytowych do 30 września 2025 r., co oznacza, że większość obywateli Ukrainy przebywających w Polsce może korzystać z uproszczonych procedur zatrudnienia.

2. Powiadomienie o powierzeniu pracy jako główna forma legalizacji

Najprostszą metodą zatrudnienia obywatela Ukrainy jest zgłoszenie tego faktu do powiatowego urzędu pracy poprzez system teleinformatyczny praca.gov.pl. Procedura ta obejmuje:

• Złożenie Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
• Brak konieczności załączania dodatkowych dokumentów (chyba że działa pełnomocnik – wtedy wymagane jest pełnomocnictwo).

Powiadomienie dotyczy zarówno uchodźców wojennych, jak i osób przebywających w Polsce przed wybuchem wojny. W przypadku zmiany warunków pracy (np. rodzaju umowy, stanowiska, wynagrodzenia), należy złożyć nowe powiadomienie.

3. Alternatywne formy legalizacji zatrudnienia

Oprócz powiadomienia, istnieją inne metody legalizacji pracy:

• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – stosowane głównie przy krótkoterminowym zatrudnieniu.
• Zezwolenie na pracę typu A – wymagane przy dłuższych okresach zatrudnienia lub gdy inne procedury nie są możliwe.

W każdym przypadku obywatel Ukrainy musi posiadać odpowiedni tytuł pobytowy uprawniający do podjęcia pracy.

4. Wymagania wobec pracodawcy

Pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy musi spełnić kilka obowiązków:

• Przedstawić umowę w języku zrozumiałym dla pracownika.
• Zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
• Zapewnić wynagrodzenie nie niższe niż minimalna płaca krajowa (4666 zł brutto miesięcznie) lub minimalna stawka godzinowa (30,50 zł brutto).

5. Umowy cywilnoprawne i współpraca B2B

Obywatele Ukrainy mogą być również zatrudniani na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia) lub prowadzić działalność gospodarczą na zasadach B2B, pod warunkiem posiadania numeru PESEL i legalnego pobytu.

Podsumowanie

Zatrudnienie obywateli Ukrainy w 2025 roku jest procesem stosunkowo prostym dzięki uproszczonym procedurom wynikającym ze Specustawy. Kluczowe jest jednak przestrzeganie wymogów dotyczących legalnego pobytu i zgłoszenia zatrudnienia do urzędu pracy. Dzięki tym regulacjom zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mogą korzystać z przejrzystych zasad współpracy.