Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wymaga spełnienia konkretnych warunków. Pracodawca musi sprawdzić legalność pobytu, podstawę wykonywania pracy, wymagane zezwolenia, oświadczenia oraz zgodność warunków zatrudnienia z dokumentami. Błąd w tych formalnościach może oznaczać poważne konsekwencje finansowe.

Od 2025 roku przepisy przewidują wyższe sankcje za naruszenia przy powierzaniu pracy cudzoziemcom. Podstawowa kara za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi wynosi obecnie od 3000 zł do 50 000 zł, a kara jest liczona w kwocie nie niższej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca.

Co oznacza nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

W przepisach częściej używa się pojęcia nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi. W praktyce chodzi o sytuację, w której pracodawca dopuszcza cudzoziemca do pracy mimo braku wymaganych warunków formalnych.

Nielegalne powierzenie pracy może wystąpić między innymi wtedy, gdy cudzoziemiec:

• przebywa w Polsce nielegalnie,
• ma dokument pobytowy, który nie uprawnia go do pracy,
• nie ma wymaganego zezwolenia na pracę albo oświadczenia o powierzeniu pracy,
• pracuje na innym stanowisku lub na innych warunkach niż wskazane w zezwoleniu, oświadczeniu albo decyzji pobytowej,
• wykonuje pracę bez pisemnej umowy, jeśli taka umowa jest wymagana.

To oznacza, że samo legalne przebywanie cudzoziemca w Polsce nie zawsze wystarcza. Pracodawca musi sprawdzić, czy konkretny dokument pobytowy pozwala na pracę i czy dana osoba może wykonywać pracę właśnie na tych warunkach, które firma chce jej zaproponować.

Ile wynosi kara za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Podstawowa kara dla pracodawcy za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi wynosi:

od 3000 zł do 50 000 zł.

Co ważne, kara jest liczona w kwocie nie niższej niż 3000 zł za jednego cudzoziemca. Jeżeli więc kontrola wykaże nielegalne powierzenie pracy trzem cudzoziemcom, minimalna kara może wynieść co najmniej 9000 zł. PIP wskazuje taki mechanizm jako jedną z najważniejszych zmian po wejściu nowych przepisów.

Kiedy kara może być wyższa?

Surowsze sankcje dotyczą sytuacji, w których pracodawca lub inny podmiot działa w sposób szczególnie naganny. Kara od 6000 zł do 50 000 zł może grozić między innymi za doprowadzenie cudzoziemca do nielegalnej pracy przez wprowadzenie go w błąd, wykorzystanie błędu, zależności służbowej albo niezdolności do właściwego rozumienia sytuacji.

Taka sama podwyższona kara może dotyczyć żądania od cudzoziemca korzyści majątkowej w zamian za działania zmierzające do uzyskania zezwolenia na pracę lub innego dokumentu uprawniającego do pracy.

W praktyce chodzi o sytuacje, w których cudzoziemiec nie tylko pracuje nielegalnie, ale dodatkowo jest wykorzystywany, wprowadzany w błąd albo obciążany kosztami, których pracodawca nie powinien na niego przerzucać.

Czy kara dotyczy tylko braku zezwolenia na pracę?

Nie. To częsty błąd. Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca nie oznacza wyłącznie pracy bez zezwolenia.

Pracodawca może naruszyć przepisy także wtedy, gdy:

• cudzoziemiec ma zezwolenie, ale pracuje na innym stanowisku,
• zmieniły się warunki pracy, a dokumenty nie zostały zaktualizowane,
• umowa nie została zawarta w wymaganej formie,
• cudzoziemiec ma wizę lub pobyt, który nie pozwala na pracę,
• pracodawca nie dopełnił obowiązków informacyjnych wobec urzędu,
• praca jest wykonywana na podstawie dokumentów, które nie obejmują faktycznych warunków zatrudnienia.

Dlatego przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy trzeba sprawdzić nie tylko sam fakt posiadania dokumentu, ale również jego zakres.

Jakie inne kary mogą grozić pracodawcy?

Oprócz podstawowej kary za nielegalne powierzenie pracy przepisy przewidują również sankcje za inne naruszenia obowiązków formalnych.

Przykładowo, niedopełnienie obowiązków związanych z przedstawieniem cudzoziemcowi umowy w zrozumiałej dla niego wersji, przekazaniem kopii umowy do właściwego organu albo innymi formalnościami może skutkować karą od 1000 zł do 3000 zł.

Za brak wymaganych powiadomień, na przykład dotyczących niepodjęcia pracy, przerwania pracy albo wcześniejszego zakończenia pracy przez cudzoziemca, kara może wynosić od 500 zł do 5000 zł, zależnie od rodzaju naruszenia.

Przepisy przewidują też odrębne sankcje za nieprawidłowości przy zakwaterowaniu pracowników sezonowych oraz za niektóre ryzykowne modele kierowania cudzoziemców do pracy u innych podmiotów.

Czy cudzoziemiec też może dostać karę?

Tak. Cudzoziemiec, który nielegalnie wykonuje pracę, również może ponieść konsekwencje. Zgodnie z informacją Zielonej Linii, cudzoziemiec wykonujący pracę nielegalnie podlega grzywnie nie niższej niż 1000 zł.

Nie zmienia to jednak faktu, że po stronie pracodawcy spoczywa obowiązek prawidłowego sprawdzenia dokumentów i legalnego powierzenia pracy.

Kto kontroluje legalność zatrudnienia cudzoziemców?

Legalność zatrudniania cudzoziemców może być kontrolowana między innymi przez Państwową Inspekcję Pracy. Po zmianach przepisów inspektorzy pracy mogą nakładać mandaty za czyny określone w art. 84 ustawy nawet do 10 000 zł w postępowaniu mandatowym.

Dla pracodawcy oznacza to, że kontrola może zakończyć się nie tylko zaleceniami, ale realną sankcją finansową.

Najczęstsze błędy pracodawców

W praktyce problemy najczęściej wynikają nie ze złej woli, ale z braku procedury. Pracodawcy często zakładają, że skoro cudzoziemiec ma kartę pobytu, może od razu rozpocząć pracę. To nie zawsze prawda.

Najczęstsze błędy to:

• dopuszczenie cudzoziemca do pracy przed uzyskaniem odpowiednich dokumentów,
• brak sprawdzenia, czy tytuł pobytowy pozwala na pracę,
• brak pisemnej umowy,
• praca na innych warunkach niż wskazane w dokumentach,
• brak aktualizacji dokumentów po zmianie stanowiska, wynagrodzenia lub zakresu obowiązków,
• nieterminowe zgłoszenia do urzędu,
• korzystanie z nieprawidłowych modeli outsourcingu lub pracy tymczasowej.

Jak uniknąć kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Najbezpieczniej wdrożyć prostą procedurę przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy.

Pracodawca powinien sprawdzić:

1. Czy cudzoziemiec przebywa w Polsce legalnie.
2. Czy jego dokument pobytowy pozwala na wykonywanie pracy.
3. Czy potrzebne jest zezwolenie na pracę, oświadczenie albo inna podstawa legalizująca pracę.
4. Czy stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i rodzaj umowy są zgodne z dokumentami.
5. Czy umowa została przygotowana pisemnie i zrozumiale dla cudzoziemca.
6. Czy wszystkie wymagane zgłoszenia i powiadomienia zostały wysłane w terminie.
7. Czy dokumenty są przechowywane w firmie na wypadek kontroli.

To szczególnie ważne przy większej liczbie pracowników z zagranicy. Po nowych przepisach kara może być liczona osobno za każdego cudzoziemca, więc jeden błąd powielony przy kilku osobach może oznaczać bardzo wysoki koszt.

Jak I.D. Polska może pomóc pracodawcom?

Zatrudnianie cudzoziemców jest procesem, w którym liczą się szczegóły: rodzaj pobytu, obywatelstwo, stanowisko, dokumenty, terminy, forma umowy i obowiązki wobec urzędów.

I.D. Polska wspiera firmy oraz cudzoziemców w sprawach związanych z legalizacją pobytu i pracy w Polsce. Pomoc specjalistów może ograniczyć ryzyko błędów, opóźnień i kar finansowych, zwłaszcza gdy firma zatrudnia cudzoziemców regularnie albo planuje zatrudnić większą liczbę pracowników z zagranicy.

Підсумок

Kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców są obecnie znacznie wyższe niż wcześniej. Pracodawca, który nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, może zapłacić od 3000 zł do 50 000 zł, przy czym minimalna kara wynosi 3000 zł za każdego cudzoziemca. W poważniejszych przypadkach dolna granica kary może wynosić 6000 zł za osobę.

Największe ryzyko dotyczy sytuacji, w których cudzoziemiec pracuje bez wymaganych dokumentów, na innych warunkach niż wskazane w zezwoleniu albo bez pisemnej umowy. Dlatego przed rozpoczęciem pracy warto sprawdzić całą dokumentację, a nie tylko sam fakt posiadania karty pobytu lub wizy.

ПОШИРЕНІ ЗАПИТАННЯ